Tips om reparering av importfiler som forårsaker feilmelding ved import

Excel er et forholdsvis brukervennlig filformat, men egner seg ikke alltid like godt som utgangspunkt for import til databaser. Dersom man bygger opp en importfil utelukkende basert på Vannmiljøs importmal, skal det normalt ikke oppstå problemer ved import. Ofte har man en originalfil hvor data er strukturert på en annen måte enn importmalen. I slike tilfeller er det lettvint å klippe og lime fra originalfilen og inn i importmalen. Ulempen er at man på den måten risikerer å introdusere formateringer og skjulte tegn som endrer importmalen slik at denne ikke lar seg importere. Ved import vil man da få en feilmelding som ser slik ut:

Det oppsto en feil ved lesing av Excelfilen. Vennligst kontroller at alle kolonnenavn er riktige og at innholdet har riktig format og datatype. Prøv deretter på nytt. Om det fortsatt feiler, kontakt systemansvarlig.

Eller en enklere variant:

Importering av fil feilet. Vennligst prøv på nytt. Om det forstsatt feiler, kontakt systemansvarlig.

For å være sikker på at importfilen ikke inneholder skjulte feil, som fremtvinger en feilmelding, kan du følge denne prosedyren:

Steg 1. Konverter importfilen til en semikolondelt fil (*.csv)

Du har åpnet importfilen og velger ”Lagre som”. Velg filtype ”CSV (semikolondelt)” nederst i dialogen:

Steg 2. Åpne den semikolondelte filen i Notisblokk (Notepad)

Åpne utforskeren og bla deg fram til mappen som inneholder den konverterte importfilen. Høyreklikk på dokumentikonet, og velg ”Åpne i” og deretter ”Notisblokk”:

Steg 3. Velg ”Merk alt” og kopier over i ny Excelfil

Du har nå fått åpnet dokumentet i Notisblokk (Notepad) og velger ”Merk alt” i hovedmenyen ”Rediger”:

Samtlige rader er nå merket, og du velger ”Kopier” fra samme hovedmeny:

Steg 4. Bruk Tekstimportveiviseren i Excelfilen

Åpne en ny Excel arbeidsbok, og lim inn alle rader fra Notisblokken. Alle radene legger seg inn som sammenhengende tekst i kolonne A i regnearket. Sørg for å markere hele kolonne A, og velg arkfane ”Data” i hovedmenyen. Velg deretter menyen ”Tekst til kolonner”:

Du får nå opp en veiviser som hjelper deg å fordele data i riktig celle basert på semikolon som skilletegn. Kryss av for ”Data med skilletegn” og trykk ”Neste”:

Du er nå på trinn 2 av 3 i veiviseren. Huk av for semikolon som skilletegn:

Av forhåndsvisningen ser du at innholdet har fordelt seg under riktig kolonneoverskrift. Gå deretter videre til trinn 3 ved å trykke ”Neste”.

I trinn 3 skal du gjøre følgende to valg:

1) Bare dersom du har valgt punktum som desimalskilletegn i importfilen: Trykk på knappen ”Avansert” og velg punktum som desimalskilletegn (hindrer at numeriske verdier i feltet ”Verdi” blir tolket som dato):

2) Scroll bort til feltet ”Tid_provetak” i forhåndsvisningen av data, og marker dette feltet ved å klikke i det. Velg deretter tekst som kolonnedataformat:

Trykk fullfør, og samtlige data i Excelarket har nå lagt seg pent i celler under korrekt kolonne.

Steg 5. Lagre Excelfilen som Excel 97-2003-arbeidsbok (*.xls)

Du kan nå lagre filen ved hjelp av ”Lagre som”. Velg filtype ”Excel 97-2003-arbeidsbok”.

Filen er nå klar for import. Eventuelle importfeil skal nå bare skyldes feil i kolonneoverskriftene eller feil koder. Siden du har kopiert kolonneoverskriftene fra importmalen, skulle denne feilkilden være eliminert. Du står da bare igjen med muligheten av å ha valgt feil koder, men da vil importrutinen gi deg presis tilbakemelding om hvor feilen(e) ligger i Excelfilen.